캐논코리아 '종이 없는' 청구서 '페이퍼리스' 솔루션 구축 앞장

청구서 생성 솔루션, 종이그대로 모바일 청구서 등 시스템 제공

캐논코리아가 자체 개발한 시스템을 필두로 페이퍼리스(Paperless·종이 없는) 문화를 구축하는 데 앞장서고 있다.
 
캐논코리아는 25일 '청구서 생성 솔루션'을 통해 청구서 자체 제작에 가장 적합한 환경을 제공하고 있다고 밝혔다. 이는 간단한 과정만으로도 청구서에 들어갈 가변 데이터의 위치와 크기를 지정하는 등 청구서 템플릿을 손쉽게 제작할 수 있도록 한다.
 
또 제작한 템플릿은 버전 관리를 지원해 수정 이력을 추적할 수 있다. 청구서 인쇄 전에는 조건별 데이터 입력을 통해 샘플을 검수하고, 실무 조회화면, 검증 확인 및 발송 등을 거쳐 최적의 청구서를 만들어 낸다는 게 회사 측 설명이다.
 
그뿐만 아니라 생성된 청구서는 암호화한 스풀 파일 형태로 저장된다. 암호화 처리된 파일은 허용되지 않은 사용자가 고객 데이터에 접근할 수 없도록 막는다. 또 지정된 출력 보안 프린터를 통해서만 고객 데이터 출력이 가능하다.
 

이러한 과정으로 청구서·안내장 위탁 업체와 출력 업무 진행 시 과정을 보다 간소화할 수 있다. 동시에 강화한 보안 체계로 개인정보 유출을 사전에 방지하도록 돕는다.
 
발송된 청구서는 실물과 같은 디자인의 파일이 기업 내 저장되고, 이는 청구서 실물 조회 서비스를 통해 기업의 고객센터에서 열람할 수 있다.
 
이와 함께 청구서를 모바일 형태로 발급하는 기능을 지원한다. 캐논코리아는 ‘종이그대로 모바일 청구서’ 시스템을 선보여 주목받고 있다. 해당 시스템은 우편 청구서 이미지를 그대로 모바일 청구서로 만든다.
 
모바일 청구서는 고객에게 카카오톡 알림 톡, 이메일, 전용 앱 등을 통해 발송되는 방식이다. 안내된 웹 주소를 통해 생년월일만 인증하면 청구서를 쉽게 조회할 수 있다는 특징이다.
 
기업 고객의 경우 종이그대로 모바일 청구서 시스템을 통해 △자사 앱 이용 고객 증가 △청구서의 보안성 강화 △모바일 전환율 확대에 따른 우편 발송 비용 절감 등을 꾀할 수 있다.
 
박정우 캐논코리아 대표이사는 “우리가 매달 받아보는 청구서는 단순히 만들어지는 것이 아니라 여러 정보를 분석하고 시각화하기 위한 캐논의 고도화된 기술력이 담긴 결과물”이라며 “페이퍼리스 시대에 맞춰 기업 고객의 고민을 해결함으로써 앞으로도 다양한 솔루션 개발에 전념할 것”이라고 말했다. 
 

캐논코리아의 '청구서 생성 솔루션' 과정 이미지 [사진=캐논코리아]