[사용설명서] 회의 잘하는 팁 4가지

 

새로운 일을 기획하고 경영 전략을 짤 때 회의는 꼭 필요한 업무 방법이다.

'아침 회의', '마라톤 회의', '철야 회의' 등의 단어를 사용하면 필요 이상의 회의로 업무 시간을 낭비하는 경향도 있다.

간혹 어떤 기업은 우리가 회의를 많이 한다고 자랑한다. 길어진 회의 시간으로 실행에 나설 시간이 줄어든 것은 생각하지 못한 자랑이다.

회의가 전략을 짠다면 개인 업무는 전략을 실행하는 도구다. 회의는 회사 경영에 꼭 필요하지만, 만능 치료약은 아니다. 잦은 회는 직원에게 많은 과업을 부여한다. 업무 처리는 당연히 늦어지고 과부하가 발생한다. 이 문제를 해결하기 위한 회의가 다시 열리는 악순환이 반복된다.
 

회의 시작합시다[사진=giphy]

제대로 된 회의를 진행하는 데 필요한 4가지를 간추려봤다.

1. 진지함과 소중함

회의는 개인이 아니라 다수의 시간을 사용하는 연비가 나쁜 업무 도구다.

시간의 소중함을 생각하면 회의를 더욱 진지하게 받아들여야 한다.

진지한 회의는 문제해결 의지와 목적의 분명함을 말한다. 회의에 참여하는 같은 목적을 공유해야 한다. 목적에 도달하기 위한 준비를 한 상태에서 회의 진행이 돼야 한다.

회의는 개인 생각을 정리하는 업무가 아니라 정리된 생각을 토대로 목적을 단계별로 세분화하는 도구다.

회의 시간을 절약하기 위해선 각자 생각 정리를 할 수 있도록 회의 시간을 미리 알려주고 정해진 회의 시간을 맞춰서 끝내려는 노력이 필요하다.

2. 회의가 꼭 필요한가?

회의가 업무에 꼭 필요한지 확인해야 한다. 진행 중인 업무와 관련이 없는 구성원도 회의에 참석하는건 아닌지 냉정히 판단해야 한다.

한두명으로 해결 가능한 업무면 굳이 회의를 진행할 필요는 없다.

단, 혼자서 업무 처리를 하라는 것은 아니다.

먼저 업무를 진행한 후 과정에서 생긴 문제점을 파악한다. 그 후 공동 작업이 필요한 부분이 생기면 회의를 시작하는 것이다.

업무가 한 발짝 진행된 단계에서 열리는 회의는 새롭고 깊이 있는 이야기가 오고 간다. 준비된 회의는 아무런 준비 없이 진행된 회의를 반복해서 하는 것보다 실질적인 결과물이 나온다.이미 회의에 참석하는 인원이 각자 생각을 정리하고 진행단계를 논리적으로 따져봤기 때문이다.
 

회의실로 들어가는 직원 시점.gif[사진=giphy]

3. 회의의 시작은 정보 공유부터

회의 참석 전 이메일이나 서면으로 회의 참석자들과 정보와 생각을 공유하는 것이 바람직하다. 정보 공유가 잘 되면 서로의 입장을 제대로 파악해 상대방을 설득하기 위한 시간이 줄어든다. 바로 본론으로 들어가 회의에 쓰이는 시간이 절약된다.

4. 모든 걸 명확하게!

회의 주최자, 회의 결론, 회의 시간, 추후 작업흐름도 등 적어도 이 4가지는 명확하게 정리하는 게 좋다.

- 회의 주최자를 정하고 회의가 끝나면 회의 참석자 각자가 맡은 임무를 다시 한번 정리해야 한다.

- 회의가 끝났다는 것은 결론이 났다는 것을 뜻한다. 여기서 한 발짝 나아가 회의 시작 때 정한 회의 목적과 회의가 끝난 후 나온 결론을 비교하는 습관을 길러야 한다.

- 회의가 끝나는 시간을 정하고 최대한 맞춘다. 시간이 늘어지면 문제가 있다는 신호다.

- 다음번에 진행될 회의와 작업흐름도 현재 회의 자리에서 정하는 행동이 필요하다.